文档改进的4个步骤

可以提高质量文件。无论您是使用一个简单的文字处理程序，如Word要记录您的进程，还是更复杂的文档软件程序，组织您的材料并识别满足您需求的最简单方法是文档成功的关键。让我们重申工作说明的目的：

• 训练。说明作为实践培训的补充;他们被编写以方便培训过程。
• 参考。一旦人们培训，可能需要快速参考特定任务。
• 解决问题。任何已确定的纠正措施都应使用支持的工作说明来协助解决问题的过程。
• 连续的提高。关于定义基础的文档的审查有助于确保您定义的内容反映了当前进程。

您的所有文件质量体系应该在某些时候审查。这不仅是大多数标准的要求，它只是有良好的意义。无论您是开发新系统还是通过审查，以下四个步骤将通过定义，审查和简单性的过程来帮助您。

由部门组织。首先，确保您的系统分为逻辑部门或位置。这使得可以轻松定位信息并保持适用于该特定区域。这样做不会使职责的要求复杂化。另外，识别一个

不要识别每个文件的职责。重复信息是冗余的，不添加值。

部门的组织图表。然后通过职称（从不姓名）在文档上识别人员。

为人员定义职责和当局（R＆A）。为每个位置创建“职责和权限”文档。然后，定义每个函数的职责（再次，没有名称）。查看每个责任并确定它是否为工作指令提供了自身。使用R＆A作为驱动您的培训计划的机制。不要识别每个文件的职责。重复信息是冗余的，不添加值。

简化工作说明。确保每个动作动词只有一个句子。远离写作段落。没有人会读它们，他们不允许轻松参考。不要描述“为什么”的事情。工作说明的目的是记录“如何”。“为什么”细节最好留给培训过程。如果您不知道为什么要做东西，则您可以解决更大的问题。

请记住，工作指令没有写入可以帮助街道上的细节水平。它们是促进培训过程的指导指示，然后可供参考。

不要写入互动工作说明。没有人应该写另一个部门应该做的事情。只有那些负责工作的人才应参与说明的定义。如果涉及负责人，他们将拥有该系统。

在您创建新文档之前，请问自己，“我们可以修改现有文档吗？”

改善控制。避免重复。驻留在多个位置的文档增加了混淆的可能性。

您的系统中的引用应该仅在文档结构中横向引用，从未触及。您进入结构的较低，修改或修订的易变。

不要签署或初始质量系统程序或工作说明。在R＆A文件中识别负责批准的职能。问问自己，“签名如何真正增加价值？”

使文档以电子方式提供。在桌面上有部门的目录。从此表到每个过程的超链接。考虑电子版本“受控”副本。印刷的一切被认为是不受控制的（并在页脚中识别出来）。

这四步过程将帮助您提高，简化和澄清您公司的系统文档。请记住，创建文档是容易的。更新和维护这些信息的学科更加困难。这就是为您的系统直观和简单而言至关重要的原因。保持简化和清晰度，因为您的愿景将为您的公司和您的团队提供良好。

本文由此提供精密加工产品协会（PMPA）。