与审计师的互动

最近的一次PMPAListserve线程间接引用了外部审计师的角色。这些审核员是被叫来衡量你的标准吗
是获得认证还是提供建议和指导?你的管理者代表应该如何与这些审核员互动?

我们都很忙，不可能在每件事上都是专家。那么，为什么不向审计师的专业知识妥协，接受他们所说的一切，将其视为改善业务的智慧呢?你不需要，因为为了成为真正的专家，一个人必须对审核员的角色和被审核员的过程有精确的了解。

很少有人能够完全理解审计和您的流程。为了让一个审计师像一个真正的专家那样说话，这两者都是需要的。

您的审计师可能理解“首屈一指”的标准，但他或她不可能比您更了解您的业务流程。

把你自己和你的审计师想象成寻求专家地位的业余爱好者。这对你们俩来说都是一个持续改进的机会。当你的审核员在你的行业继续发展专业知识的同时，你也在努力进一步理解质量标准。这是一个共同的教育旅程，可以欣赏的审核员和被审核方。

教育自己和他人。在您采用这种互惠的方法之前，您必须了解您组织所选择的质量标准。无论是ISO标准、汽车标准还是实验室标准，一定要了解要求。阅读相关文件是没有办法的，但这是值得花的时间。

教育你的高层管理人员你的审计的目的。审核员的职责是确认您是否符合组织所选择的标准。不要纠缠于那些会让你错失大局观的细节。成为改善你的过程的声音。

不要等待外部审计师的帮助来让你变得更好。谁比你更了解你的流程呢?在ISO成为一种商业条件之前，你在经营你的公司。如果高层管理者认为最好的质量改进机会是在一个甚至没有完全了解您的流程的人进行了8小时的访问之后确定的，他们应该予以关注。

挑战的观点。当你不清楚标准中存在的问题或确定的改进的基础时，尊重地对不符合或“改进的机会”提出挑战。这个问题可能非常真实。然而，为了用这个发现来改进你的系统，它必须是清晰的。你对你的组织有责任问为什么。询问发现所适用的标准的章节和韵文。在你实施有效的纠正措施之前，你必须了解。你必须向那些需要遵守这些额外的有用步骤的人解释。“因为审计师是这么说的”，这个回答相当于“我不知道”。

不要因为你相信一个审计师必须找到一些东西来证明他的访问是合理的而放弃一个立场或一个想法。你必须超越“给他们一根骨头”的心态。不要让你的组织处于这样一个位置:你在迎合审计师的愿望和需求，而不是你公司的业务需求。

审计师需要用不太相关的发现来证明自己，这并不比一个基于实用性的系统更重要。优秀的审核员努力表明彻底的审核并不意味着编写大量的不符合项。参与的重点是
在讨论中并不是要减少发现的数量。不符合项的缺乏并不是成功的衡量标准。自豪地说:“我们上次的审计没有发现任何问题。”对于那些不了解你们的业务、流程或注册人员的人来说，这毫无意义。

如果你用不符合项的缺乏来衡量你的访问，这意味着你关注的是错误的东西——数字，而不是过程。这是导致停滞的原因。说，“我的员工在这次审计中是自信的、坦率的和有效的”，这是一个更有力的信息，无论不符合的数量有多少。

改善。毫无疑问，审计员可以提供许多有用的意见。他们的想法和观察应该被视为你持续改进过程的另一个有价值的输入。努力追求那些你认为是你的建议
对你的视力有益的补充。

对于一个正在寻找自己的乌托邦版本的公司来说，审计师很容易描述“一个我见过的地方”的奇妙之处，但要实现则是另一回事。根据你公司的时间和人力限制来调整好想法。在当今这个精益的世界，一个需要一支军队来管理或一组检查人员来确认的想法是没有帮助的。请记住，如果需求不在标准中，那么实现将成为业务选择。

参与深思熟虑的讨论以建立标准的建议基础，不是为了避免工作或不尊重审计师。与盲目地回应审计师提出的每个问题相比，进行建设性的玩笑需要更多的准备工作。如果有人想对体系进行合理的、可持续的变革，并认为他必须理解标准的智慧基础，那么没有审计师会因此而生气。

蒙特吉他是asq认证的质量审核员。他策划并执行了许多质量体系的实施策略，包括一系列ISO和汽车标准。