放弃这本书

放弃这本书。哪一本书?商店里的“大活页夹”里有你所有的材料安全数据表(MSDSs)。

虽然大家都知道，你需要一份MSDS的副本，以“任何已知存在于工作场所的化学品，雇员可能会接触到的方式”，但人们并不知道，副本不一定要在纸上。员工可能接触到的任何化学品都必须被识别，危险被记录下来，并被告知，并且是可以接触到的。但手段可能是电子的。

那么，为什么要抛弃这本书呢?因为这本书永远不会更新。因为书中可能会有丢失的页，故意或意外地移走，而没有更换。“大家伙”不是系统;它们是遵从性目标(特别是在部门或多个活页夹可能存在的大型企业中)。因为把纸放在笔记本里从来都不是一个可靠的过程。

《危险通信标准》是MSDS维护的适用法规。1998年3月20日生效的OSHA指令CPL 2-2.38D明确指出，纸质副本不是你的唯一选择:

(g)(8)“MSDSs必须易于取得，并且在工作轮班期间不得有任何障碍妨碍雇员取得…使用电子手段，例如带有打印机的电脑、微缩胶片机、互联网、只读光盘、传真机等，是可以接受的。

“雇主只有在雇员随时可获得工作地点或以电子方式提供的工作地点以外的MSDS管理服务，并确保上述规定得到保障的情况下，才可使用MSDS管理服务，以符合HCS的规定。”

那么为什么要使用电子系统来维护MSDSs呢?更好的控制、安全性和可访问性立即浮现在脑海中。更好的易读性，容易找到，并能够打开，多份副本。拥有一个权威的存储库(更确切地说
比办公室说店里的书完整，店员说办公室的文件比店里的书更完整)。

在将您的MSDSs转换为电子存储之前，有三个注意事项。

首先，你必须确保这些表或它们的替代品在一个地方和条件下保持，当员工在他们的工作区域的每个班次时，他们可以访问它们。所以，如果办公室里只有一台电脑，而且它是锁着的，和员工分开的，那就不行。

其次，你的员工必须知道如何操作和访问系统来获取信息。如果你使用电子系统，在OSHA审核你的时候，你可能会有一个员工被要求检索MSDS。培训是很重要的。

第三，您必须创建一个流程来确保每个MSDS都被扫描和归档。采购是让供应商负责提供员工在工作场所可能接触到的所有产品的MSDS信息的关键。改善这方面的过程将在提高安全性和检查合规方面产生效益。

虽然OSHA检查程序规定，“员工必须能够立即访问msds，并能够在他们需要的时候获得信息，以便雇主遵守”，但我们与OSHA的讨论表明，“在轮班期间”是可操作的条件。

电子MSDS存档和维护的最佳做法是什么?

1)所有采购订单必须要求在第一批产品出货时提供MSDS。没有例外。

2)所有收到的MSDSs必须扫描为pdf文件，并归档在所有员工可访问的服务器上。

3)扫描的PDF MSDSs也可以发布到内部网站，然后链接，方便员工访问。

4)这些pdf文件还可以通过电子邮件发送或同步到部门的ipad上，并保存在ibook中。

5)不要忘记，工作场所使用的消费品和原材料可能被认为是需要存档MSDSs的危险化学品。

“大按喇叭的MSDS绑定器”的时代正在迅速消失。我们的员工在个人生活中使用智能手机和电脑没有问题。现在是认识到他们的能力并升级你的MSDS系统以反映当今技术和员工能力的现实的好时机。

粘结剂。让这成为一个优先项目。这样做的过程就像一次很好的审计:你有你应该有的所有MSDS吗?使用电子MSDS应该/将会提高士气，因为每个人都有权使用他们熟悉的技术来获取他们需要的危险通信信息。此外，它将确保没有任何MSDS因为在您的网络上永久维护而“丢失”。

把“抛弃书本”看作是对危害沟通计划的持续改进。或者，根据我的计算，这相当于节省了制造商每年用于制作和归档msds文件的大约2亿美元。

放弃这本书。