数字垃圾站

我得到的最好的建议之一来自一位律师，他教我如何回答政府有关反垄断案件的问题。她告诉我"不要划清界限"多年来，这个建议对我来说非常宝贵，因为我试图画一个囊括所有党派的圈，而不是在党派之间划一条分界线。

今天，我将忽略这个建议，大胆地划出一条分界线。关于数据、信息和公司的文档控制，有两种人——一种是使用正式的、结构化的方法进行文档控制的人，另一种是我们。你在这条线的哪一边?你的人呢?

我的文档存储方法可以追溯到pc时代之前。我们工厂有一个机要秘书，所有打字和信件都由她负责。一个标记为“信件”的简单文件夹，将文件按日期顺序排列，是当时可用的最快的检索技术。当销售部门在某个人办公桌上的文件夹里找到一份副本时，我在一个文件夹里保存的副本可能已经被复制了。

然后个人电脑出现了。我选择了“Q&A”作为我的文字处理/数据库程序，我所有的文件都保存在我电脑的硬盘上。当我们需要记录我们的质量体系时，我们已经转向了一个名为“AmiPro”的项目。虽然我们所有的文件都是在一台PC上创建的，但我们在软盘上有备份副本。尽管如此，它仍然是一个人、一台机器和一个文件系统，但有一个本地备份。

微软的Word软件和每个办公桌上联网的个人电脑永远地改变了这一点。每个拥有工作站的人都可以成为内容创造者。文件系统仍然是根据用户偏好组织的，但它们被分配在“公司共享”上，也就是他们所说的“本地文件服务器”。

这个中央服务器资源成为了所有文档的存储位置，而不是存储在个人电脑上，除了那个带着笔记本电脑的人——他需要带着他的计算能力去拜访客户。我们搞得一团糟。

我要找的文件在这里吗?在吗?在服务器上吗?在硬盘上?软盘吗?在“我的文件?”在桌面吗?我不知道，但当我找到它，我会复制一份，把它放在这里，那里和任何地方。我可不想丢了这份珍贵的文件。

最后，我遇到了一些非常有能力的人，他们使用结构化方法来进行文档控制。他们带来了一种原则，即如果文件是纸质的，那么它是不受控制的。唯一的受控副本存在于服务器上。他们的方法简单、优雅、专注。

在我们的组织中，他们知道我们应该拥有哪些信息和数据。他们为它分配了一个位置，并创建了一个结构化的文件格式，以方便使用。他们的程序和文件结构使信息管理成为一个可重复和健壮的过程。对于最新的版本，人们也“不必担心”。最后，存在一种方法能够打败我现在非常麻烦的随机访问系统，即“我是把它放在那里，还是放在这里”。

如果没有这样一种结构化的方法来管理信息，每台PC机都是一个虚拟的数字垃圾箱。我相信这就是“垃圾进，垃圾出”这句话背后的真正原因。您的公司每天都面临着这样的风险:每个数字垃圾箱都有可能泄漏，或者您公司的一些有价值的数据可能会被扔掉。

你的公司有管理信息的战略吗?如何传输、保存、存储、存档和删除这些信息?文件保留政策过去意味着要把箱子拖到碎纸机里。现在，文档越来越虚拟和数字化。

在公司日益增长的计算机系统中，你是否有一个文件化的程序或过程来存储信息?一个区分受控文件和非受控文件的过程?谁在清空数字垃圾桶?你是否曾经“翻垃圾桶”去寻找关键的数据或报告?

我和我的硬盘仍然没有传统的组织方式。但是，我的同事们在创建一个策略和流程来作为一个组织(而不是作为一个善意的个体的集合)来管理文档方面的经验，可以为您提供有价值的回报——您的员工在需要时需要的信息，以服务您的客户。

我把那张垃圾桶的照片放哪了?

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