定义的期望

确保职责和权限的明确一直是汽车质量标准的一项任务。ISO(9001:2000)的最新版本包含了“确保职责和权限在组织内部得到定义和沟通”的要求。

如果没有明确的期望，个人的进步和表现就无法得到正确的判断。为了成功，人们必须明白他们被期望实现什么。职责和权限文件应定义和记录职责和权限，以及人员管理、执行和验证影响质量工作的相互关系。文档应该反映管理流程的人员的期望。

为每一项工作职能创建一份文档对一个组织来说是一个很好的工具。文档可以定义您对员工的期望。可以检查它，以确保您有适当的支持文档。它也可以用于培训员工以及评估员工的表现。

开始。在组织结构图上确定部门内的职能。确保这些人是按职能和职称来确定的。不要用名字。当职责和权限按地点或部门(如运输/接收、运营、采购、行政)进行分解时，就更容易控制文件。更重要的是，它提供了一个框架，可以用来帮助管理。

确定组织结构图上列出的每个职能部门的核心职责。该信息应包含完成工作所必需的活动，包括该职位的质量、生产率和安全考虑。

这些活动应当是可衡量的，只要有客观的遵守证据。该文件不应包括参加会议、参与解决问题或完成项目等组织要求。完成文档之后，使用它来确保系统的其他需求得到维护。

确定工作指导书的需要。审查每一项所列职责，并确定是否需要支持性的工作指示。这是在启动系统中使用的一个很好的工具。它还可以成为管理人员检查的工具，以确保他们已经定义了支持功能的必要指令。在确定是否需要作业指导书时，问问自己，如果没有作业指导书，质量是否会受到影响。一旦你决定需要一个工作指令，确保它定义了执行这些活动的函数。

把它作为一个训练工具。将该文件作为培训活动的基础。为一个职能部门承担每一个明确的职责，并确保在这些职位上的人员精通他们所要求的活动。为每个员工创建一个培训记录，列出他们的核心技能需求。确保员工和培训师都被记录在案。包括一个评论部分，这样观察就可以被记录下来。

用这份文件来评估员工的表现。使用它作为一种手段来确认你有合适的人来履行每一个定义的职责。重要的是，人的插槽在正确的位置。这个人可能在工作的某些方面做得很好，但他或她的优势可能更适合组织中的其他职能。

对公司和员工来说，明确的职位期望是很重要的。职责和授权文件是一个强有力的质量体系工具，可以推动这个定义过程以及标准规定的许多其他活动。

如果您还没有开发这样的文档，那么就这样做。如果你已经有了一个，检查它的充分性。文件是建立和改进质量体系的基础，但它往往是最容易被忽视和未充分利用的。

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